Trả lời nhanh: Hà Nam nay là một phần tỉnh Ninh Bình mới. Với thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề, các mốc thời gian đều có số ngày cụ thể. Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Luật có ba tấm giấy: chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho công chức ngạch văn thư, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chức danh lưu trữ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp sau một kỳ kiểm tra. Tại Hà Nam, thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ vẫn thuộc cơ quan trung ương.
Vì sao tra mãi không thấy tấm chứng chỉ này
Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ được rao khắp nơi, nhưng nó không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Trong luật hiện hành có tới ba tấm giấy riêng biệt, mang ba tên khác nhau và do hai loại cơ quan khác nhau cấp. Ba tấm, không phải một.
Ai muốn kiểm lại có thể mở Thông tư 02/2021/TT-BNV, rồi Thông tư 07/2022/TT-BNV, rồi Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Ba văn bản, không văn bản nào chứa cụm tên ghép. Không ngạch nào tên vậy.
Ranh giới nhân sự và hệ quả của nó
Người mới tìm hiểu hay ngạc nhiên khi biết hai nghề vẫn được gọi chung một hơi lại thuộc hai chế độ. Nhưng đúng là như vậy. Đây cũng là lý do không có một văn bản nào đặt tiêu chuẩn chung cho cả hai. Song song nên dễ lẫn.
| Câu hỏi | Hai chứng chỉ bồi dưỡng | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Có được bằng cách nào | học một khóa bồi dưỡng | đạt kỳ kiểm tra nghiệp vụ |
| Ai tổ chức | cơ sở đào tạo có thẩm quyền | Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước |
| Dùng cho | hồ sơ bổ nhiệm ngạch, chức danh | hồ sơ kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Có lệ phí nhà nước | không có quy định | 300.000 đồng |
Tên đúng của tấm giấy bên văn thư
Một chi tiết ít ai để ý là cả ba điều về ngạch văn thư đều mô tả nơi làm việc là cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên. Câu chữ này viết từ năm 2021, khi bộ máy còn ba cấp. Nay cấp huyện đã kết thúc hoạt động, nhưng thông tư chưa được viết lại. Ba vế, một câu.
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ
Trích nguyên văn ba vế điều kiện tại Thông tư 06/2022/TT-BNV sửa Thông tư 02/2021/TT-BNV.
Câu này có ba vế nối bằng chữ hoặc. Người học đúng ngành đã đủ điều kiện, không cần học thêm để đáp ứng quy định. Số hiệu 2014 đã hết. Vế cuối mới thêm.
Bên lưu trữ cũng có vế thay thế
Chức danh thấp nhất là lưu trữ viên trung cấp, với sàn là bằng trung cấp trở lên ngành lưu trữ. Nhiệm vụ ở bậc này cụ thể và thiên về tay nghề: nhập mục lục tài liệu, tu bổ, phục chế, sắp xếp và vận chuyển tài liệu, vệ sinh kho. Cấu trúc giống bên kia.
Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ
Trích Thông tư 07/2022/TT-BNV quy định chức danh, mã số và tiêu chuẩn viên chức chuyên ngành lưu trữ.
So hai câu quy định sẽ thấy chúng gần như song song. Khác biệt nằm ở một từ trong tên tấm chứng chỉ, và ở loại người làm việc được nhắc tới. Chín năm mới lên hạng.
| Bậc | Bên văn thư | Bên lưu trữ |
|---|---|---|
| Bậc cao | Văn thư viên chính, 02.006 | Lưu trữ viên chính, V.01.02.01 |
| Bậc giữa | Văn thư viên, 02.007 | Lưu trữ viên, V.01.02.02 |
| Bậc trung cấp | Văn thư viên trung cấp, 02.008 | Lưu trữ viên trung cấp, V.01.02.03 |
| Dấu hiệu nhận biết | mã số bắt đầu bằng 02 | mã số bắt đầu bằng chữ V |
Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Hai chế độ, hai hệ.
Hà Nam nay nằm trong tỉnh Ninh Bình
Nghị quyết 202/2025/QH15 hợp nhất ba tỉnh Hà Nam, Nam Định và Ninh Bình thành một tỉnh mang tên Ninh Bình. Địa giới đổi, chuẩn không đổi.
Thời hạn giải quyết thủ tục do thông tư của Bộ Nội vụ quy định, giống nhau ở mọi địa phương. Hồ sơ nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu chính. Không có bản riêng cho tỉnh.
Xem thêm chứng chỉ văn thư và lưu trữ tại Nam Định, Ninh Bình, Quảng Trị.
Điều 56 và ba nhóm điều kiện
Tấm giấy thứ ba khác hẳn hai tấm trên. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không phải điều kiện để được bổ nhiệm mà là điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó do Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định, có hiệu lực từ 01/7/2025. Học đúng ngành thì được miễn.
Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này
Điểm c khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Điều kiện ở điểm c có hai tầng. Tầng thứ hai chỉ áp dụng với người có bằng không phải cao đẳng trở lên ngành lưu trữ. Không cho mượn, không cho thuê.
Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Nguyên văn yêu cầu về chứng chỉ hành nghề tại Luật Lưu trữ 2024, phần hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Mười lăm ngày, mười ngày và năm ngày làm việc
Ba mốc đều đếm được. Cấp ký thì đã đổi.
Theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, Cục trưởng ban hành quyết định cấp chứng chỉ trong 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hoặc từ ngày có quyết định công nhận kết quả kiểm tra. Cấp lại chứng chỉ trong 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ. Thời hạn nhận đơn phúc khảo kết quả kiểm tra không quá 05 ngày làm việc. Người ở Hà Nam cũ có thể dùng ba con số này để đối chiếu lời hứa cấp nhanh.
Ba trăm nghìn đồng và các mốc ngày
Thủ tục có các mốc thời gian rõ ràng. Quyết định cấp chứng chỉ được ban hành trong 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hoặc từ ngày có quyết định công nhận kết quả kiểm tra. Cấp lại thì trong 10 ngày. Thời hạn nhận đơn phúc khảo không quá 05 ngày làm việc. Cục cấp, không phải trung tâm.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Thẩm quyền cấp, cấp lại và thu hồi, theo Thông tư 06/2025/TT-BNV.
| Hồ sơ đề nghị cấp | Yêu cầu |
|---|---|
| Đơn đề nghị | theo phụ lục dành cho từng nhóm người nộp |
| Giấy tờ tùy thân | thẻ căn cước hoặc giấy tờ hợp pháp khác |
| Bằng tốt nghiệp | trung cấp trở lên, ngành phù hợp |
| Ảnh chân dung | màu, cỡ 4×6 cm, nền trắng, chụp trong không quá 06 tháng |
Con số về tiền duy nhất trong cả nghề này nằm ở Thông tư 15/2025/TT-BTC, gồm 300.000 đồng cho lần cấp đầu và 200.000 đồng cho lần cấp lại. Thời hạn giải quyết là 15 ngày với hồ sơ cấp mới và 10 ngày với hồ sơ cấp lại, đơn phúc khảo nhận trong 05 ngày làm việc. Hỏi ai ký giấy.
Bằng cao hơn không tự động ra ngạch cao hơn
Phía công chức có ba thay đổi trong vòng một năm, và đây là nơi tài liệu cũ dẫn sai nhiều nhất. Nghị định 170/2025/NĐ-CP bỏ thi nâng ngạch công chức từ 01/7/2025. Người trúng tuyển được xếp ngạch ngay theo vị trí việc làm được tuyển dụng. Tài liệu cũ dễ dẫn sai.
Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Mốc 2027 đang chạy.
Ba câu hỏi nên đặt trước khi đóng tiền
Danh mục ngành được chấp nhận trong hồ sơ xin chứng chỉ hành nghề khá hẹp, và đây là chi tiết đáng tra trước. Ngoài ngành lưu trữ, thông tư chỉ liệt kê bốn nhóm ngành khác: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Ba câu hỏi là đủ.
Muốn tra quy định của một vị trí khác thì xem: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Hà Nam.
Có một việc nên làm trước khi đóng tiền, và nó không mất phí. Tra kết quả cấp chứng chỉ trên cổng thông tin của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để biết tấm giấy thật trông thế nào. Ai muốn hỏi về các chương trình đang có thể học, xin liên hệ qua trang liên hệ.
Giải đáp nhanh
Bao lâu thì được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, hoặc kể từ ngày có quyết định công nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ. Cấp lại là 10 ngày, theo Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Làm sao biết một tấm chứng chỉ hành nghề lưu trữ là thật?
Tra trên Cổng thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, kết quả cấp, kết quả kiểm tra nghiệp vụ và kết quả thu hồi chứng chỉ đều được công bố tại đó.
Nội dung cập nhật ngày 17/8/2026 theo Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025, Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 21/7/2025 và Nghị định 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025. Bản gốc xem ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.
