Chứng Chỉ Văn Thư – Lưu Trữ Tại Nam Định 2026: Luật Có Ba Tấm Giấy, Không Phải Một

Một cái tên ghép, ba căn cứ khác nhau

Cái tên ghép ra đời vì thực tế nhiều cơ quan chỉ có một người làm cả hai việc. Nhưng phân công trong cơ quan là một chuyện, còn tiêu chuẩn của ngạch và chức danh là chuyện của văn bản. Hai chuyện đó không đổi chỗ cho nhau. Không ngạch nào tên vậy.

Ba văn bản đặt điều kiện cho hai nghề này là Thông tư 02/2021/TT-BNV, Thông tư 07/2022/TT-BNV và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Không văn bản nào trong ba văn bản đó dùng cụm tên ghép. Đọc tên là biết.

Mã số cho biết ngay đây là hai nghề

Một người có thể lần lượt có cả hai chứng chỉ bồi dưỡng nếu công việc đòi cả hai. Nhưng đó là hai khóa, hai tấm giấy, hai căn cứ khác nhau. Lời rao gộp thường không nói phần này. Hai thông tư, hai hướng.

So sánh	Phía văn thư	Phía lưu trữ
Loại người làm việc	công chức, theo ngạch	viên chức, theo chức danh nghề nghiệp
Văn bản tiêu chuẩn	Thông tư 02/2021/TT-BNV, sửa bởi Thông tư 06/2022/TT-BNV	Thông tư 07/2022/TT-BNV
Nơi làm việc	cơ quan, tổ chức hành chính	đơn vị sự nghiệp công lập
Tên tấm chứng chỉ	bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư	bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

Điều kiện phía văn thư gói trong một câu ba vế

Một chi tiết ít ai để ý là cả ba điều về ngạch văn thư đều mô tả nơi làm việc là cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên. Câu chữ này viết từ năm 2021, khi bộ máy còn ba cấp. Nay cấp huyện đã kết thúc hoạt động, nhưng thông tư chưa được viết lại. Vế cuối mới thêm.

Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ

Điều kiện về trình độ của ngạch văn thư, đọc tại Thông tư 06/2022/TT-BNV.

Ba vế dẫn tới ba kết quả khác nhau. Bằng đúng ngành thì xong, bằng ngành khác thì chọn giữa một khóa bồi dưỡng và một tấm bằng đúng ngành. Ba vế, một câu. Số hiệu 2014 đã hết.

Tên đúng của tấm giấy bên lưu trữ

Việc lên hạng bên lưu trữ có mốc thời gian dài. Thông tư yêu cầu giữ chức danh lưu trữ viên và tương đương từ đủ 09 năm trở lên mới đủ điều kiện lên lưu trữ viên chính. Không tấm chứng chỉ nào rút ngắn được mốc đó. Khác một từ trong tên.

Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ

Trích Thông tư 07/2022/TT-BNV quy định chức danh, mã số và tiêu chuẩn viên chức chuyên ngành lưu trữ.

So hai câu quy định sẽ thấy chúng gần như song song. Khác biệt nằm ở một từ trong tên tấm chứng chỉ, và ở loại người làm việc được nhắc tới. Cấu trúc giống bên kia.

Ngạch công chức văn thư	Mã số	Bảng lương
Văn thư viên chính	02.006	loại A2 nhóm 1, hệ số 4,40 – 6,78
Văn thư viên	02.007	loại A1, hệ số 2,34 – 4,98
Văn thư viên trung cấp	02.008	loại B, hệ số 1,86 – 4,06

Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Ranh giới rất rõ.

Nam Định nay nằm trong tỉnh Ninh Bình

Theo Nghị quyết 202/2025/QH15, tỉnh Nam Định hợp nhất với Hà Nam và Ninh Bình thành tỉnh Ninh Bình. Đầu mối là cơ quan, không phải tỉnh.

Phạm vi hành nghề ghi trên chứng chỉ do trung ương quyết định. Chứng chỉ có giá trị hành nghề trên phạm vi toàn quốc. Tiêu chuẩn giống nhau cả nước.

Xem thêm chứng chỉ văn thư và lưu trữ tại Hà Nam, Ninh Bình, Thừa Thiên – Huế.

Tấm giấy thứ ba: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Luật Lưu trữ 2024 xếp kinh doanh dịch vụ lưu trữ vào ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Kèm theo đó là yêu cầu cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đây là chỗ tấm giấy này trở thành bắt buộc. Năm hoạt động, có giới hạn.

Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này

Trích nguyên văn từ bản PDF Công báo của Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.

Vế sau dấu chấm là chỗ đáng đọc nhất. Học đúng ngành từ đầu thì tiết kiệm được cả một kỳ kiểm tra. Có thể bị thu hồi.

Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Trích nguyên văn phần buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, tại Luật Lưu trữ 2024.

Chứng chỉ cấp theo từng hoạt động dịch vụ

Không phải một giấy cho tất cả. Hồ sơ đổi tên tỉnh thôi.

Điểm b khoản 3 Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV ghi rõ, cá nhân đạt kết quả kiểm tra nghiệp vụ được cấp chứng chỉ hành nghề theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký. Nội dung kiểm tra cũng gắn với hoạt động đã đăng ký. Người ở Nam Định cũ muốn làm cả số hóa và tư vấn nghiệp vụ thì phải đăng ký đúng các hoạt động đó ngay từ đầu.

Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào

Câu hỏi quan trọng nhất là ai ký vào tấm giấy. Với Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Thông tư 06/2025/TT-BNV giao thẩm quyền cấp, cấp lại và thu hồi cho Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Mẫu chứng chỉ nằm ở phụ lục của thông tư. Lệ phí khác học phí.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Thẩm quyền cấp, cấp lại và thu hồi, theo Thông tư 06/2025/TT-BNV.

Năm hoạt động dịch vụ lưu trữ	Ai được làm
Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy	chỉ tổ chức là doanh nghiệp
Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật lưu trữ tài liệu số	chỉ tổ chức là doanh nghiệp
Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu	tổ chức hoặc cá nhân độc lập
Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu và kho	tổ chức hoặc cá nhân độc lập
Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ	tổ chức hoặc cá nhân độc lập

Mức lệ phí do Thông tư 15/2025/TT-BTC quy định: 300.000 đồng khi cấp mới và 200.000 đồng khi cấp lại. Hồ sơ cấp mới được giải quyết trong 15 ngày, hồ sơ cấp lại trong 10 ngày, còn đơn phúc khảo nhận trong 05 ngày làm việc. Ảnh 4×6 nền trắng.

Bộ máy hai cấp và khối tài liệu phải chuyển giao

Bộ máy hành chính cũng đã đổi. Cấp huyện kết thúc hoạt động từ 01/7/2025, nên khối hồ sơ và tài liệu của các cơ quan bị tổ chức lại phải được chuyển giao theo quy định. Chính phần việc này đang tạo ra nhu cầu thật về nghiệp vụ lưu trữ. Thi nâng ngạch đã bỏ.

Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Ngạch theo vị trí việc làm.

Không trung tâm nào cấp được cả ba tấm giấy

Danh mục ngành được chấp nhận trong hồ sơ xin chứng chỉ hành nghề khá hẹp, và đây là chi tiết đáng tra trước. Ngoài ngành lưu trữ, thông tư chỉ liệt kê bốn nhóm ngành khác: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Chỗ nào né thì bỏ.

Người làm các vị trí khác trong cơ quan và trường học tra quy định ở loạt bài riêng: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Nam Định.

Khung quy định của nghề này vừa đổi cả ở luật lẫn ở nghị định trong vòng hơn một năm, nên tài liệu cũ rất dễ dẫn sai. Cách an toàn là đối chiếu ngày hiệu lực trước khi tin một trang bất kỳ. Các câu hỏi khác có thể gửi qua trang liên hệ.

Bốn thắc mắc phổ biến

Một Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có dùng cho mọi loại dịch vụ không?

Không. Theo điểm b khoản 3 Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV, chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề.

Học một khóa có lấy được cả ba tấm giấy không?

Không. Hai chứng chỉ bồi dưỡng do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp và gắn với hai hệ tiêu chuẩn khác nhau. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì phải qua kỳ kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

---

Bài viết cập nhật ngày 17/8/2026, căn cứ Luật Lưu trữ có hiệu lực 01/7/2025 và Thông tư 06/2025/TT-BNV cùng ngày. Bản gốc đọc ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.