Hành chính văn phòng là một công việc nghe dễ nhưng không phải dễ. Tại nước ta, còn có khá nhiều người không hiểu rõ về ngành này và cho rằng hành chính văn phòng là công việc đơn giản. Thế nhưng, trên thực tế, nghiệp vụ hành chính văn phòng lại khá đa dạng, phức tạp. Những người làm công việc này cần tới nhiều kỹ năng và có tầm nhìn bao quát!
Tìm hiểu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
1. Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là chỉ bộ phận thực hiện các công việc hàng ngày cho tổ chức, doanh nghiệp, công ty như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón, tiếp đãi các khách hàng, đối tác của công ty. Ngoài ra, bộ phận hành chính văn phòng cũng phải sắp xếp lịch làm việc, lịch họp và đảm cho các cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, phương tiện làm việc cho nhân viên. Thậm chí, các công việc như đặt báo chí, chăm sóc sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe cho nhân viên,… cũng là một phần việc của nhân viên hành chính văn phòng.
NHÓM TUYỂN SINH TSGX - TUYỂN SINH TOÀN QUỐC
HỆ VỪA HỌC VỪA LÀM - TỪ XA - CHÍNH QUY
Địa chỉ: 15/1A1, Đ. Số 3, Trường Thọ, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0909 674 234 (zalo)
2. Nghiệp vụ hành chính văn phòng là gì?
Nghiệp vụ hành chính văn phòng là một khóa đào tạo về các kiến thức, kỹ năng và phương pháp xử lý các công việc hành chính văn phòng cần thiết. Để có thể trở thành một nhân viên hành chính văn phòng giỏi và chuyên nghiệp, đặc biệt là với những người không có kinh nghiệm, không được đào tạo chính quy thì việc học nghiệp vụ hành chính văn phòng là cần thiết.
3. Lợi ích khi học nghiệp vụ hành chính văn phòng
Khi tham gia vào khóa học nghiệp vụ hành chính văn phòng chuyên nghiệp các bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như:
– Hiểu rõ toàn bộ những kiến thức pháp luật về thuế TNCN do nhà nước ban hành cùng các chính sách về lao động – tiền lương. Cụ thể, các quy định giao kết hợp đồng lao động, nội dung và hình thức của hợp đồng lao động như thế nào, thời gian thử việc, nghỉ việc, tiền lương thử việc, trợ cấp thất nghiệp,… các bạn đều có thể nắm được đầy đủ
– Biết cách soạn thảo văn bản hành chính như thế nào đúng quy định về hình thức, bố cục, cách trình bày. Đồng thời cũng thành thạo các thao tác căn chỉnh, định dạng, trình bày văn bản hành chính
Biết cách soạn thảo hợp đồng đúng quy chuẩn
– Thành thạo các kỹ năng về quản lý và tuyển dụng nhân sự: phương thức xây dựng bản mô tả công việc, lập kế hoạch tuyển dụng như thế nào. Phải tìm kiếm, lựa chọn nhân sự ra sao, phỏng vấn ứng viên như thế nào và biết cách soạn thảo thư tuyển dụng, hợp đồng lao động, biểu mẫu nhân sự
– Có thể xây dựng được nội quy lao động, các quy chế về lương và thưởng. Đồng thời, sau khi học nghiệp vụ hành chính văn phòng còn có thể nắm được quy trình, các bước khai trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ, xây dựng bảng lương, thỏa ước lao động tập thể và đăng ký thỏa ước lao động tập thể. Chưa hết, các bạn còn hiểu rõ về cách chuẩn bị thủ tục, hồ sơ để xin Giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho các đối tượng lao động là người nước ngoài. Ngoài ra, còn thành thạo kỹ năng lập bảng chấm công, bảng tính lương, BHXH, thuế TNCN, thanh toán lương tự động Excel
– Lợi ích tiếp theo khi học nghiệp vụ hành chính văn phòng là có thể sử dụng được phần mềm kê khai BHXH, hệ thống nộp hồ sơ bảo hiểm điện tử, hệ thống khai báo và nộp hồ sơ BHXH thịnh hành cũng như các nghiệp vụ khác liên quan tới BHXH
– Có thể tự đăng ký mã số thuế TNCN, mã số thuế người phụ thuộc và biết cách tính thuế TNCN như thế nào
Có thể tự đăng ký mã số thuế TNCN
– Đặc biệt sau khóa học nghiệp vụ hành chính văn phòng các bạn có thể tự tạo được file ứng dụng Excel để quản lý nhân sự, chấm công và tiền lương, quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng. Thậm chí, có thể sử dụng thành thạo một số các phần mềm và ứng dụng khác như Outlook, gmail, google drive, google form, short link…
4. Các phẩm chất phù hợp để làm công việc hành chính văn phòng
Vì nhiều người cho rằng công việc hành chính văn phòng đơn giản nên ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, để có thể làm tốt và gắn bó lâu dài với nghề này thì các bạn cần phải có phẩm chất cùng năng lực sau:
– Chăm chỉ, tỉ mỉ, cẩn thận và chịu khó
– Luôn đúng giờ, đúng hẹn, tuân thủ các nguyên tắc, quy định được đặt ra và là người đáng tin cậy
– Coi trọng truyền thống
– yêu thích các công việc liên quan tới quản lý hồ sơ tài liệu, giấy tờ, sổ sách và các công việc khác về hành chính, văn phòng
– Sống đơn giản, thực tế và là người thích cuộc sống an toàn, ổn định
– Làm các công việc mang tính thủ công
Nếu các bạn là người có những phẩm chất và năng lực trên thì hoàn toàn có thể cân nhắc tới việc nộp đơn xin việc ứng tuyển vào vị trí hành chính văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp. Nếu các bạn không có chuyên môn, kinh nghiệm thì chỉ cần tham gia các khóa học nghiệp vụ hành chính văn phòng là có yên tâm để tham gia thử thách tại vị trí này.
Trên đây là chia sẻ và giải đáp của chúng tôi về nghiệp vụ hành chính văn phòng. Nếu các bạn là người muốn có cuộc sống an toàn, ổn định thì đây sẽ là một ngành nghề phù hợp.
NHÓM TUYỂN SINH TSGX - TUYỂN SINH TOÀN QUỐC
HỆ VỪA HỌC VỪA LÀM - TỪ XA - CHÍNH QUY
Địa chỉ: 15/1A1, Đ. Số 3, Trường Thọ, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0909 674 234 (zalo)
