Trả lời nhanh: Hải Phòng nay gồm cả Hải Dương và là đầu mối logistics với khối hồ sơ rất lớn. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thể bị thu hồi, và có mốc phải nộp lại. Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Luật có ba tấm giấy: chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho công chức ngạch văn thư, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chức danh lưu trữ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp sau một kỳ kiểm tra. Người ở Hải Phòng tra quy định theo văn bản trung ương, không có bản riêng cho tỉnh.
Một cái tên ghép, ba căn cứ khác nhau
Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ được rao khắp nơi, nhưng nó không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Trong luật hiện hành có tới ba tấm giấy riêng biệt, mang ba tên khác nhau và do hai loại cơ quan khác nhau cấp. Chi tiết nhiều chưa phải căn cứ.
Muốn tự tra thì đọc ba văn bản: Thông tư 02/2021/TT-BNV cho ngạch văn thư, Thông tư 07/2022/TT-BNV cho chức danh lưu trữ, và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho chứng chỉ hành nghề. Cụm tên ghép không có trong văn bản nào. Tra tên trước khi tra giá.
Vì sao hai bên không dùng chung một tiêu chuẩn
Ranh giới đầu tiên mà lời rao gộp làm mờ đi là ranh giới nhân sự. Văn thư là công chức, xếp theo ngạch. Lưu trữ là viên chức, xếp theo chức danh nghề nghiệp. Hai chế độ khác nhau về tuyển dụng, về quản lý và cả về loại giấy tờ phải có. Công chức khác viên chức.
| Chủ thể | Loại giấy | Cơ quan cấp |
|---|---|---|
| Cá nhân | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước |
| Tổ chức | Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ | Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở |
| Hồ sơ của tổ chức | phải có danh sách nhân sự đã có chứng chỉ hành nghề lưu trữ | |
| Căn cứ | Điều 53 Luật Lưu trữ 2024, Điều 38 Nghị định 113/2025/NĐ-CP | |
Bằng đúng ngành, hoặc chứng chỉ, hoặc bằng cao đẳng
Câu quy định trình độ đáng đọc chậm, vì nó có ba vế nối bằng chữ hoặc. Vế đầu là bằng đúng ngành. Vế thứ hai là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Vế thứ ba, do Thông tư 06/2022/TT-BNV thêm vào, là một tấm bằng cao đẳng hoặc trung cấp đúng ngành. Vế cuối mới thêm.
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ
Vế cuối câu là phần được Thông tư 06/2022/TT-BNV thêm vào.
Điểm đáng chú ý là cụm chuyên ngành khác ở giữa câu. Nó giới hạn yêu cầu về chứng chỉ vào đúng nhóm người có bằng thuộc ngành khác. Ba vế, một câu. Số hiệu 2014 đã hết.
Thông tư 07/2022 nói gì về chức danh lưu trữ viên
Phía lưu trữ có ba chức danh nghề nghiệp viên chức, quy định tại Thông tư 07/2022/TT-BNV có hiệu lực từ 15/10/2022. Điều 3 nêu ba chức danh cùng ba mã số riêng, và tiêu chuẩn trình độ nằm ở khoản 3 của ba điều tiếp theo. Vẫn có đường thay thế.
Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ
Nguyên văn tiêu chuẩn trình độ tại Thông tư 07/2022/TT-BNV, đọc từ Công báo số 727 và 728.
Chính sự song song này sinh ra cái tên ghép. Nhưng song song không có nghĩa là dùng chung, vì mỗi bên có văn bản và mã số riêng. Sàn là bằng đúng ngành.
| Bậc | Bên văn thư | Bên lưu trữ |
|---|---|---|
| Bậc cao | Văn thư viên chính, 02.006 | Lưu trữ viên chính, V.01.02.01 |
| Bậc giữa | Văn thư viên, 02.007 | Lưu trữ viên, V.01.02.02 |
| Bậc trung cấp | Văn thư viên trung cấp, 02.008 | Lưu trữ viên trung cấp, V.01.02.03 |
| Dấu hiệu nhận biết | mã số bắt đầu bằng 02 | mã số bắt đầu bằng chữ V |
Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Song song nên dễ lẫn.
Thành phố Hải Phòng hiện nay gồm cả Hải Dương
Thành phố Hải Phòng sau sắp xếp là kết quả hợp nhất với tỉnh Hải Dương theo Nghị quyết 202/2025/QH15. Địa giới đổi, chuẩn không đổi.
Việc thu hồi chứng chỉ thuộc thẩm quyền của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Kết quả thu hồi được đăng tải công khai. Không có bản riêng cho tỉnh.
Tra quy định tương ứng ở các tỉnh gần đó: Hải Dương, Quảng Ninh, Bắc Ninh.
Tấm giấy thứ ba: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điểm cần phân biệt là hai loại giấy cho hai chủ thể. Cá nhân thì cần Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Tổ chức thì cần Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và trong hồ sơ của tổ chức phải có danh sách nhân sự đã có chứng chỉ hành nghề. Học đúng ngành thì được miễn.
Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này
Nguyên văn điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025.
Đọc hết điểm c mới thấy có một nhóm được đi đường ngắn, và nhóm đó được xác định bằng tấm bằng chứ bằng một khóa học. Không cho mượn, không cho thuê.
Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Quy định về người phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ, theo Luật Lưu trữ 2024.
Thu hồi chứng chỉ, và mười lăm ngày để nộp lại
Chứng chỉ không phải là vĩnh viễn. Cấp ký thì đã đổi.
Khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ 2024 cho thu hồi chứng chỉ khi người giữ không còn đáp ứng điều kiện được cấp, hoặc thuộc nhóm không được cấp. Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV buộc cá nhân bị thu hồi phải nộp lại chứng chỉ trong 15 ngày kể từ ngày có quyết định, và kết quả thu hồi được đăng trên Cổng thông tin điện tử của Cục. Ở Hải Phòng, đây là điều đáng nhớ với người đứng tên cho doanh nghiệp.
Ai ký vào tấm giấy, và mất bao lâu
Không cơ sở đào tạo nào cấp được tấm giấy này. Cơ quan cấp là một cục thuộc Bộ Nội vụ, và điều kiện để được cấp bao gồm việc đạt một kỳ kiểm tra do chính cơ quan đó tổ chức. Một trung tâm tuyển sinh không tổ chức được kỳ kiểm tra đó. Hỏi ai ký giấy.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Trích nguyên văn cơ quan có thẩm quyền cấp, tại Thông tư 06/2025/TT-BNV.
| Việc | Thời hạn |
|---|---|
| Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | 15 ngày |
| Cấp lại chứng chỉ | 10 ngày |
| Nhận đơn phúc khảo kết quả kiểm tra | 05 ngày làm việc |
| Nộp lại chứng chỉ sau quyết định thu hồi | 15 ngày |
Lệ phí cấp và cấp lại đều được ấn định tại Thông tư 15/2025/TT-BTC ở mức 300.000 đồng và 200.000 đồng. Kèm theo là ba mốc thủ tục: 15 ngày để cấp, 10 ngày để cấp lại, 05 ngày làm việc để nhận đơn phúc khảo. Mốc ngày đều đếm được.
Mốc 01/7/2027 và cách xếp ngạch mới
Bộ máy hành chính cũng đã đổi. Cấp huyện kết thúc hoạt động từ 01/7/2025, nên khối hồ sơ và tài liệu của các cơ quan bị tổ chức lại phải được chuyển giao theo quy định. Chính phần việc này đang tạo ra nhu cầu thật về nghiệp vụ lưu trữ. Bằng thêm không đổi ngạch.
Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Tài liệu cũ dễ dẫn sai.
Danh mục ngành được chấp nhận khá hẹp
Điều dễ mất nhất khi chọn nhầm không phải học phí mà là thời gian và cơ hội. Một hồ sơ nộp sai nhóm phụ lục sẽ bị yêu cầu bổ sung. Một tấm chứng chỉ không đúng tên thì không dùng được cho hồ sơ bổ nhiệm hay hồ sơ doanh nghiệp. Mất thời gian đắt hơn mất tiền.
Muốn tra quy định của một vị trí khác thì xem: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Hải Phòng.
Người đang cân nhắc nên bắt đầu từ đích đến chứ không từ tấm giấy. Nhắm một vị trí trong cơ quan thì đọc tiêu chuẩn của ngạch hoặc chức danh đó, còn nhắm làm dịch vụ thì đi theo đường chứng chỉ hành nghề. Có câu hỏi về các hướng học khác thì để lại thông tin ở trang liên hệ.
Hỏi và đáp về ba tấm chứng chỉ
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong trường hợp nào?
Khi người giữ chứng chỉ không còn đáp ứng điều kiện được cấp, hoặc thuộc trường hợp không được cấp, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ 2024. Người bị thu hồi phải nộp lại chứng chỉ trong 15 ngày.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ dùng để làm gì?
Để kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Theo Điều 53 Luật Lưu trữ 2024, cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ và cá nhân độc lập kinh doanh đều phải có chứng chỉ này.
Bài viết cập nhật ngày 17/8/2026, căn cứ Luật Lưu trữ có hiệu lực 01/7/2025 và Thông tư 06/2025/TT-BNV cùng ngày. Bản gốc đọc ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.
