Chứng Chỉ Văn Thư – Lưu Trữ Tại Ninh Bình 2026: Luật Có Ba Tấm Giấy, Không Phải Một

Tấm giấy này không tương ứng ngạch hay chức danh nào

Ba tấm giấy này không thay thế được nhau. Hai tấm đầu là điều kiện về trình độ để được bổ nhiệm vào một ngạch hoặc một chức danh. Tấm thứ ba là giấy phép để kinh doanh dịch vụ, và nó do một cơ quan trung ương cấp. Tra tên trước khi tra giá.

Bộ ba văn bản cần đọc gồm Thông tư 02/2021/TT-BNV, Thông tư 07/2022/TT-BNV và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Đọc hết ba văn bản đó vẫn không thấy cụm tên đang được rao. Hỏi tấm giấy ghi gì.

Văn thư là công chức, lưu trữ là viên chức

Cách nhanh nhất để không bị gộp là nhìn vào mã số. Bên văn thư mã số bắt đầu bằng 02, bên lưu trữ mã số bắt đầu bằng chữ V. Chữ V ở đầu là dấu hiệu của chức danh nghề nghiệp viên chức. Hai bộ mã không nằm trên cùng một tấm giấy được. Công chức khác viên chức.

Câu hỏi	Hai chứng chỉ bồi dưỡng	Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Có được bằng cách nào	học một khóa bồi dưỡng	đạt kỳ kiểm tra nghiệp vụ
Ai tổ chức	cơ sở đào tạo có thẩm quyền	Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Dùng cho	hồ sơ bổ nhiệm ngạch, chức danh	hồ sơ kinh doanh dịch vụ lưu trữ
Có lệ phí nhà nước	không có quy định	300.000 đồng

Tên đúng của tấm giấy bên văn thư

Phía văn thư có ba ngạch công chức, quy định tại Thông tư 02/2021/TT-BNV và được Thông tư 06/2022/TT-BNV sửa một số điều. Điều kiện về trình độ nằm ở khoản 4 của ba điều liền nhau, và cả ba đều viết theo cùng một cấu trúc. Đọc chậm khoản 4.

Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ

Vế cuối câu là phần được Thông tư 06/2022/TT-BNV thêm vào.

Đọc kỹ sẽ thấy ba đường đi trong một câu. Đường bằng cấp đúng ngành là đường không kèm yêu cầu nào về chứng chỉ. Bằng đúng ngành thì xong. Chứng chỉ là đường phụ.

Bên lưu trữ cũng có vế thay thế

Thông tư 07/2022/TT-BNV áp dụng với viên chức chuyên ngành lưu trữ trong đơn vị sự nghiệp công lập. Đây là điểm giới hạn phạm vi mà ít lời rao nào nhắc tới. Cơ quan hành chính thuần túy thì dùng ngạch công chức, không dùng chức danh này. Đơn vị sự nghiệp công lập.

Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ

Trích nguyên văn hai đường đi dành cho người học ngành khác, tại Thông tư 07/2022/TT-BNV.

Cấu trúc điều kiện hai bên giống nhau đến mức dễ gộp, nhưng hai tấm chứng chỉ mang hai tên khác nhau và nằm ở hai thông tư khác nhau. Vẫn có đường thay thế.

Ngạch công chức văn thư	Mã số	Bảng lương
Văn thư viên chính	02.006	loại A2 nhóm 1, hệ số 4,40 – 6,78
Văn thư viên	02.007	loại A1, hệ số 2,34 – 4,98
Văn thư viên trung cấp	02.008	loại B, hệ số 1,86 – 4,06

Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Song song nên dễ lẫn.

Tỉnh Ninh Bình hiện nay gồm cả Hà Nam và Nam Định

Tên tỉnh giữ nguyên nhưng địa bàn gồm ba tỉnh cũ, theo Nghị quyết 202/2025/QH15. Địa giới đổi, chuẩn không đổi.

Danh mục hoạt động dịch vụ lưu trữ do Luật Lưu trữ quy định, áp dụng chung. Việc cấp giấy chứng nhận cho tổ chức thuộc Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở. Không có bản riêng cho tỉnh.

Cùng nội dung này, xem thêm bài viết cho Hà Nam, Nam Định, Đà Nẵng.

Điều 56 và ba nhóm điều kiện

Chứng chỉ này có giá trị hành nghề trên phạm vi toàn quốc. Nhưng ngay khoản cho quyền đó cũng kèm một điều cấm: không được cho người khác thuê, mượn hoặc sử dụng chứng chỉ để hành nghề. Người đứng tên phải xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Đây là giấy phép, không phải bằng.

Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này

Nguyên văn điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025.

Câu thứ hai trong điểm c là vế miễn kiểm tra, và nó có giá trị thực tế lớn nhất trong cả điều luật. Học đúng ngành thì được miễn.

Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Trích khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.

Năm hoạt động được luật gọi là dịch vụ lưu trữ

Đếm được, và có giới hạn. Cấp ký thì đã đổi.

Khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024 liệt kê năm hoạt động: kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy và trên vật mang tin khác, kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ tài liệu số và cơ sở dữ liệu, số hóa và tạo lập chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, tu bổ khử trùng khử axit vệ sinh tài liệu và kho, và tư vấn nghiệp vụ lưu trữ. Khoản 2 xếp cả nhóm này vào ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Thủ tục, thời hạn và lệ phí

Kết quả được công bố ở một nơi duy nhất, và đó là cách kiểm miễn phí. Kết quả kiểm tra, quyết định công nhận kết quả, kết quả cấp chứng chỉ và cả kết quả thu hồi đều được đăng trên Cổng thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Lệ phí khác học phí.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Nguyên văn quy định thẩm quyền cấp chứng chỉ tại Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025.

Việc	Thời hạn
Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ	15 ngày
Cấp lại chứng chỉ	10 ngày
Nhận đơn phúc khảo kết quả kiểm tra	05 ngày làm việc
Nộp lại chứng chỉ sau quyết định thu hồi	15 ngày

Lệ phí cấp và cấp lại đều được ấn định tại Thông tư 15/2025/TT-BTC ở mức 300.000 đồng và 200.000 đồng. Kèm theo là ba mốc thủ tục: 15 ngày để cấp, 10 ngày để cấp lại, 05 ngày làm việc để nhận đơn phúc khảo. Ảnh 4×6 nền trắng.

Bộ máy hai cấp và khối tài liệu phải chuyển giao

Ba văn bản mới của năm 2025 đứng cạnh nhau và dễ lẫn. Một nghị định về tuyển dụng và quản lý công chức, một nghị định về vị trí việc làm, và một nghị định hướng dẫn Luật Lưu trữ. Chỉ nghị định thứ ba nói về chứng chỉ hành nghề. Mốc 2027 đang chạy.

Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Bằng thêm không đổi ngạch.

Ai được tổ chức, ai được cấp

Người đang cân nhắc nên bắt đầu từ đích đến chứ không từ tấm giấy. Nếu đích là một vị trí trong cơ quan thì việc cần làm là đọc tiêu chuẩn của ngạch hoặc chức danh đó. Nếu đích là làm dịch vụ thì phải đi theo đường chứng chỉ hành nghề. Mất thời gian đắt hơn mất tiền.

Người làm các vị trí khác trong cơ quan và trường học tra quy định ở loạt bài riêng: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Ninh Bình.

Người đang cân nhắc nên bắt đầu từ đích đến chứ không từ tấm giấy. Nhắm một vị trí trong cơ quan thì đọc tiêu chuẩn của ngạch hoặc chức danh đó, còn nhắm làm dịch vụ thì đi theo đường chứng chỉ hành nghề. Có câu hỏi về các hướng học khác thì để lại thông tin ở trang liên hệ.

Hỏi và đáp về ba tấm chứng chỉ

Những hoạt động nào được coi là dịch vụ lưu trữ?

Năm hoạt động theo khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024, gồm hai loại kinh doanh hạ tầng kỹ thuật, số hóa và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, tu bổ và vệ sinh tài liệu, và tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.

Có chứng chỉ rồi thì được xếp ngạch cao hơn không?

Không tự động. Bộ Nội vụ trả lời ngày 16/06/2026 rằng Luật Cán bộ, công chức năm 2025 và Nghị định 361/2025/NĐ-CP không quy định xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm căn cứ vào trình độ chuyên môn.

---

Ngày cập nhật 17/8/2026. Căn cứ pháp lý gồm Điều 53 tới Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 15/2025/TT-BTC. Toàn văn tại Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.