Trả lời nhanh: Hà Nội là nơi rao bán khóa văn thư – lưu trữ nhiều nhất cả nước. Cái tên ghép đó nghe như một nghề, nhưng tra trong văn bản thì có tới ba tấm giấy khác nhau. Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Luật có ba tấm giấy: chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho công chức ngạch văn thư, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chức danh lưu trữ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp sau một kỳ kiểm tra. Ở Hà Nội, người đang tìm khóa học nên bắt đầu từ đúng ba cái tên này.
Một cái tên ghép, ba căn cứ khác nhau
Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ được rao khắp nơi, nhưng nó không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Trong luật hiện hành có tới ba tấm giấy riêng biệt, mang ba tên khác nhau và do hai loại cơ quan khác nhau cấp. Tra tên trước khi tra giá.
Bộ ba văn bản cần đọc gồm Thông tư 02/2021/TT-BNV, Thông tư 07/2022/TT-BNV và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Đọc hết ba văn bản đó vẫn không thấy cụm tên đang được rao. Hỏi tấm giấy ghi gì.
Vì sao hai bên không dùng chung một tiêu chuẩn
Một người có thể lần lượt có cả hai chứng chỉ bồi dưỡng nếu công việc đòi cả hai. Nhưng đó là hai khóa, hai tấm giấy, hai căn cứ khác nhau. Lời rao gộp thường không nói phần này. Công chức khác viên chức.
| Câu hỏi | Hai chứng chỉ bồi dưỡng | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Có được bằng cách nào | học một khóa bồi dưỡng | đạt kỳ kiểm tra nghiệp vụ |
| Ai tổ chức | cơ sở đào tạo có thẩm quyền | Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước |
| Dùng cho | hồ sơ bổ nhiệm ngạch, chức danh | hồ sơ kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Có lệ phí nhà nước | không có quy định | 300.000 đồng |
Điều kiện phía văn thư gói trong một câu ba vế
Nhiệm vụ của ngạch văn thư viên trong thông tư gắn nhiều với hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Vận hành hệ thống đó, kiểm soát thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản, quản lý lưu giữ hồ sơ. Đây là phần việc thật, không phải câu chữ trang trí. Số hiệu 2014 đã hết.
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ
Trích nguyên văn ba vế điều kiện tại Thông tư 06/2022/TT-BNV sửa Thông tư 02/2021/TT-BNV.
Đọc kỹ sẽ thấy ba đường đi trong một câu. Đường bằng cấp đúng ngành là đường không kèm yêu cầu nào về chứng chỉ. Vế cuối mới thêm. Ba vế, một câu.
Tên đúng của tấm giấy bên lưu trữ
Đọc kỹ hai thông tư sẽ thấy một điểm chung đáng nhớ. Cả hai đều không dẫn tới một chương trình bồi dưỡng cụ thể nào, chỉ ghi chứng chỉ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp. Người học nên hỏi cơ sở đào tạo dẫn căn cứ nào cho chương trình của họ. Chín năm mới lên hạng.
Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ
Khoản 3 Điều 7 của Thông tư 07/2022/TT-BNV, phần tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng.
So hai câu quy định sẽ thấy chúng gần như song song. Khác biệt nằm ở một từ trong tên tấm chứng chỉ, và ở loại người làm việc được nhắc tới. Khác một từ trong tên.
| Ngành được chấp nhận | Phía lưu trữ, chức danh Lưu trữ viên |
|---|---|
| Đường chính | đại học trở lên ngành lưu trữ |
| Đường phụ thứ nhất | bằng đại học ngành khác kèm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ |
| Đường phụ thứ hai | bằng cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ |
| Căn cứ | khoản 3 Điều 7 Thông tư 07/2022/TT-BNV |
Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Song song nên dễ lẫn.
Hà Nội giữ nguyên địa giới, nhưng cấp huyện thì đã không còn
Hà Nội thuộc nhóm không sắp xếp lại khi Quốc hội vẽ lại bản đồ cấp tỉnh. Ranh giới thành phố giữ nguyên. Hồ sơ đổi tên tỉnh thôi.
Thay đổi nằm ở tầng dưới. Cấp huyện đã kết thúc hoạt động từ 01/7/2025, nên khối hồ sơ và tài liệu của các quận, huyện cũ ở Hà Nội phải được chuyển giao theo quy định về quản lý tài liệu khi tổ chức lại cơ quan. Đầu mối là cơ quan, không phải tỉnh.
Xem thêm chứng chỉ văn thư và lưu trữ tại Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương.
Điều kiện được cấp, và nhóm được miễn kiểm tra
Điểm cần phân biệt là hai loại giấy cho hai chủ thể. Cá nhân thì cần Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Tổ chức thì cần Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và trong hồ sơ của tổ chức phải có danh sách nhân sự đã có chứng chỉ hành nghề. Có thể bị thu hồi.
Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này
Điểm c khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Vế sau dấu chấm là chỗ đáng đọc nhất. Học đúng ngành từ đầu thì tiết kiệm được cả một kỳ kiểm tra. Kiểm tra, không phải khóa học.
Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Trích nguyên văn phần buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, tại Luật Lưu trữ 2024.
Ba tấm giấy, và cái tên ghép không trùng tấm nào
Đây là chỗ đáng đọc kỹ nhất. Tiêu chuẩn giống nhau cả nước.
Luật có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, và có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Ba tấm nằm ở ba văn bản khác nhau, hai tấm đầu do cơ sở đào tạo cấp còn tấm thứ ba do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp. Không văn bản nào dùng cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ. Ai ở Hà Nội được chào một khóa gộp nên hỏi bên bán tấm giấy sẽ ghi tên nào.
Cục cấp chứng chỉ, Sở Nội vụ cấp giấy cho tổ chức
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ có nội dung và hình thức được ghi rõ. Nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ của hoạt động dịch vụ mà cá nhân đăng ký hành nghề. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Mốc ngày đều đếm được.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
| Việc | Thời hạn |
|---|---|
| Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | 15 ngày |
| Cấp lại chứng chỉ | 10 ngày |
| Nhận đơn phúc khảo kết quả kiểm tra | 05 ngày làm việc |
| Nộp lại chứng chỉ sau quyết định thu hồi | 15 ngày |
Khoản phải nộp cho nhà nước ghi rõ trong Thông tư 15/2025/TT-BTC, là 300.000 đồng một chứng chỉ và 200.000 đồng khi cấp lại, không phụ thuộc nơi học. Thủ tục cấp mất 15 ngày, cấp lại mất 10 ngày, và đơn phúc khảo được nhận trong 05 ngày làm việc. Cục cấp, không phải trung tâm.
Mốc 01/7/2027 và cách xếp ngạch mới
Việc bỏ thi nâng ngạch làm một phần Thông tư 02/2021/TT-BNV không còn là con đường đang chạy. Các khoản nói về yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch, với những mốc chín năm, hai năm và ba năm, vẫn nằm trong thông tư nhưng quy trình thi thì đã bỏ. Thi nâng ngạch đã bỏ.
Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Ngạch theo vị trí việc làm.
Chỗ nào né câu hỏi về căn cứ thì nên dừng
Người đang cân nhắc nên bắt đầu từ đích đến chứ không từ tấm giấy. Nếu đích là một vị trí trong cơ quan thì việc cần làm là đọc tiêu chuẩn của ngạch hoặc chức danh đó. Nếu đích là làm dịch vụ thì phải đi theo đường chứng chỉ hành nghề. Tra trên cổng của Cục.
Người làm các vị trí khác trong cơ quan và trường học tra quy định ở loạt bài riêng: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Hà Nội.
Ba câu hỏi đủ để kiểm một lời rao. Tấm giấy sẽ ghi tên nào trong ba tên của luật, ai ký vào đó, và căn cứ nằm ở văn bản nào. Cần trao đổi thêm về các chương trình đào tạo khác thì liên hệ qua trang liên hệ.
Hỏi và đáp về ba tấm chứng chỉ
Ở Hà Nội có một chứng chỉ dùng cho cả văn thư và lưu trữ không?
Không. Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư gắn với ngạch công chức văn thư theo Thông tư 02/2021/TT-BNV, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ gắn với chức danh viên chức lưu trữ theo Thông tư 07/2022/TT-BNV. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ lại là tấm thứ ba, do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp.
Học một khóa có lấy được cả ba tấm giấy không?
Không. Hai chứng chỉ bồi dưỡng do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp và gắn với hai hệ tiêu chuẩn khác nhau. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì phải qua kỳ kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Bài viết cập nhật ngày 17/8/2026, căn cứ Luật Lưu trữ có hiệu lực 01/7/2025 và Thông tư 06/2025/TT-BNV cùng ngày. Bản gốc đọc ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.
