Trả lời nhanh: Bắc Giang là địa bàn công nghiệp với khối hồ sơ doanh nghiệp lớn. Người tìm việc văn thư hoặc lưu trữ ở đây nên biết hai vị trí đó thuộc hai chế độ nhân sự khác nhau. Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Luật có ba tấm giấy: chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho công chức ngạch văn thư, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chức danh lưu trữ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp sau một kỳ kiểm tra. Người ở Bắc Giang tra quy định theo văn bản trung ương, không có bản riêng cho tỉnh.
Ba tấm giấy, và cái tên đang được rao
Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ được rao khắp nơi, nhưng nó không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Trong luật hiện hành có tới ba tấm giấy riêng biệt, mang ba tên khác nhau và do hai loại cơ quan khác nhau cấp. Tra tên trước khi tra giá.
Ai muốn kiểm lại có thể mở Thông tư 02/2021/TT-BNV, rồi Thông tư 07/2022/TT-BNV, rồi Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Ba văn bản, không văn bản nào chứa cụm tên ghép. Hỏi tấm giấy ghi gì.
Hai hệ văn bản đứng song song
Ba ngạch văn thư nằm trong thông tư về công chức chuyên ngành hành chính và văn thư. Ba chức danh lưu trữ nằm trong một thông tư riêng về viên chức chuyên ngành lưu trữ. Cùng do Bộ Nội vụ ban hành, nhưng là hai văn bản và hai hệ tiêu chuẩn. Song song nên dễ lẫn.
| Câu hỏi | Hai chứng chỉ bồi dưỡng | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Có được bằng cách nào | học một khóa bồi dưỡng | đạt kỳ kiểm tra nghiệp vụ |
| Ai tổ chức | cơ sở đào tạo có thẩm quyền | Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước |
| Dùng cho | hồ sơ bổ nhiệm ngạch, chức danh | hồ sơ kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Có lệ phí nhà nước | không có quy định | 300.000 đồng |
Điều kiện phía văn thư gói trong một câu ba vế
Tên đúng của tấm giấy phía này là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Trong tên đó không có chữ lưu trữ. Văn bản cũng ghi rõ nó do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp, chứ không nêu tên một cơ sở cụ thể nào. Ba vế, một câu.
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ
Trích nguyên văn ba vế điều kiện tại Thông tư 06/2022/TT-BNV sửa Thông tư 02/2021/TT-BNV.
Câu này có ba vế nối bằng chữ hoặc. Người học đúng ngành đã đủ điều kiện, không cần học thêm để đáp ứng quy định. Số hiệu 2014 đã hết. Vế cuối mới thêm.
Thông tư 07/2022 nói gì về chức danh lưu trữ viên
Đọc kỹ hai thông tư sẽ thấy một điểm chung đáng nhớ. Cả hai đều không dẫn tới một chương trình bồi dưỡng cụ thể nào, chỉ ghi chứng chỉ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp. Người học nên hỏi cơ sở đào tạo dẫn căn cứ nào cho chương trình của họ. Chín năm mới lên hạng.
Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ
Trích Thông tư 07/2022/TT-BNV quy định chức danh, mã số và tiêu chuẩn viên chức chuyên ngành lưu trữ.
Hai câu chỉ khác nhau vài chữ, nhưng dẫn về hai hệ tiêu chuẩn riêng. Đó là lý do một tấm giấy không phủ được cả hai bên. Khác một từ trong tên.
| Bậc | Bên văn thư | Bên lưu trữ |
|---|---|---|
| Bậc cao | Văn thư viên chính, 02.006 | Lưu trữ viên chính, V.01.02.01 |
| Bậc giữa | Văn thư viên, 02.007 | Lưu trữ viên, V.01.02.02 |
| Bậc trung cấp | Văn thư viên trung cấp, 02.008 | Lưu trữ viên trung cấp, V.01.02.03 |
| Dấu hiệu nhận biết | mã số bắt đầu bằng 02 | mã số bắt đầu bằng chữ V |
Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Hai chế độ, hai hệ.
Bắc Giang nay nằm trong tỉnh Bắc Ninh
Nghị quyết 202/2025/QH15 hợp nhất toàn bộ diện tích và dân số tỉnh Bắc Giang với tỉnh Bắc Ninh, lấy tên tỉnh Bắc Ninh. Địa giới đổi, chuẩn không đổi.
Tiêu chuẩn của hai nhóm chức danh do văn bản trung ương quy định nên không đổi theo địa giới. Cái đổi là tên cơ quan trong hồ sơ, và nơi tiếp nhận thủ tục. Không có bản riêng cho tỉnh.
Xem thêm chứng chỉ văn thư và lưu trữ tại Bắc Ninh, Thái Nguyên, Hải Phòng.
Điều 56 và ba nhóm điều kiện
Tấm giấy thứ ba khác hẳn hai tấm trên. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không phải điều kiện để được bổ nhiệm mà là điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó do Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định, có hiệu lực từ 01/7/2025. Có thể bị thu hồi.
Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này
Trích khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ 2024, phần điều kiện và trường hợp được miễn kiểm tra.
Điều kiện ở điểm c có hai tầng. Tầng thứ hai chỉ áp dụng với người có bằng không phải cao đẳng trở lên ngành lưu trữ. Kiểm tra, không phải khóa học.
Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điều 53 của Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, chỗ tấm chứng chỉ trở thành bắt buộc.
Văn thư là công chức, lưu trữ là viên chức
Hai chế độ, hai hệ văn bản. Cấp ký thì đã đổi.
Ba ngạch văn thư viên là ngạch công chức, quy định tại Thông tư 02/2021/TT-BNV. Ba chức danh lưu trữ viên là chức danh nghề nghiệp viên chức, quy định tại Thông tư 07/2022/TT-BNV. Công chức và viên chức khác nhau về cách tuyển dụng, cách nâng bậc và cả loại giấy tờ phải có. Người ở Bắc Giang cũ nên xác định mình nhắm vị trí nào trước khi chọn khóa học.
Cục cấp chứng chỉ, Sở Nội vụ cấp giấy cho tổ chức
Hồ sơ gồm bốn thành phần và có một yêu cầu nhỏ hay bị bỏ sót. Đơn đề nghị theo đúng phụ lục dành cho nhóm của mình, thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp, bằng tốt nghiệp phù hợp, và ảnh màu cỡ 4×6 cm nền trắng chụp trong thời gian không quá 06 tháng. Lệ phí khác học phí.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
| Năm hoạt động dịch vụ lưu trữ | Ai được làm |
|---|---|
| Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy | chỉ tổ chức là doanh nghiệp |
| Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật lưu trữ tài liệu số | chỉ tổ chức là doanh nghiệp |
| Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu | tổ chức hoặc cá nhân độc lập |
| Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu và kho | tổ chức hoặc cá nhân độc lập |
| Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ | tổ chức hoặc cá nhân độc lập |
Con số về tiền duy nhất trong cả nghề này nằm ở Thông tư 15/2025/TT-BTC, gồm 300.000 đồng cho lần cấp đầu và 200.000 đồng cho lần cấp lại. Thời hạn giải quyết là 15 ngày với hồ sơ cấp mới và 10 ngày với hồ sơ cấp lại, đơn phúc khảo nhận trong 05 ngày làm việc. Ảnh 4×6 nền trắng.
Từ 01/7/2025 không còn thi nâng ngạch
Một câu trả lời của Bộ Nội vụ giữa năm 2026 đáng đọc với người đang tính học thêm. Bộ cho biết Luật Cán bộ, công chức năm 2025 và Nghị định 361/2025/NĐ-CP không quy định việc xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm căn cứ vào trình độ chuyên môn. Ngạch theo vị trí việc làm.
Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Cấp huyện đã kết thúc.
Cách kiểm một tấm chứng chỉ mà không mất phí
Với Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì câu hỏi còn gọn hơn. Bên bán có tổ chức được kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ hay không. Câu trả lời trung thực luôn là không, vì kỳ kiểm tra đó do Cục tổ chức và thông báo trên cổng thông tin của Cục. Mất thời gian đắt hơn mất tiền.
Muốn tra quy định của một vị trí khác thì xem: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Bắc Giang.
Người đang cân nhắc nên bắt đầu từ đích đến chứ không từ tấm giấy. Nhắm một vị trí trong cơ quan thì đọc tiêu chuẩn của ngạch hoặc chức danh đó, còn nhắm làm dịch vụ thì đi theo đường chứng chỉ hành nghề. Có câu hỏi về các hướng học khác thì để lại thông tin ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên văn thư và nhân viên lưu trữ có cùng chế độ không?
Không. Văn thư thuộc ngạch công chức theo Thông tư 02/2021/TT-BNV, còn lưu trữ thuộc chức danh nghề nghiệp viên chức theo Thông tư 07/2022/TT-BNV. Hai chế độ khác nhau về tuyển dụng và quản lý.
Học một khóa có lấy được cả ba tấm giấy không?
Không. Hai chứng chỉ bồi dưỡng do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp và gắn với hai hệ tiêu chuẩn khác nhau. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì phải qua kỳ kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Nội dung cập nhật ngày 17/8/2026 theo Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025, Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 21/7/2025 và Nghị định 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025. Bản gốc xem ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.
