Nhiều người vẫn thường cho rằng công việc hành chính văn phòng đơn giản, nhẹ nhàng, không cần chuyên môn và ai cũng có thể làm được. Đó là bởi họ chưa hiểu rõ về ngành nghề này. Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn chi tiết về nghề hành chính văn phòng là gì và các thông tin xoay quanh ngành nghề này!
Hành chính văn phòng là gì? Dễ hay khó?
1. Hành chính văn phòng là gì?
Những người cho rằng công việc hành chính văn phòng đơn giản, không yêu cầu chuyên môn là những người chưa thực sự hiểu biết về ngành hành chính văn phòng là gì. Ở bất cứ công ty nào thì cũng cần tới bộ phận hành chính văn phòng. Đây là bộ phận có trách nhiệm đảm nhận các công tác liên quan tới thủ tục hành chính, lễ tân đón khách hay là tổ chức các công tác văn thư lưu trữ. Thậm chí họ còn phải tư vấn pháp lý cho lãnh đạo.
2. Các công việc của hành chính văn phòng là gì?
Trên thực tế có khá nhiều người không biết rốt cuộc các công việc hành chính văn phòng là gì? Một nhân viên hành chính văn phòng sẽ phải làm các công việc sau đây:
2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
– Nhân viên hành chính văn phòng thực hiện tiếp nhận các công văn, văn bản , giấy tờ được chuyển đến và giải quyết trong thẩm quyền của mình. Các dữ liệu và văn bản tài liệu của công ty cần được lưu trữ cẩn thận
– Tiếp nhận và xử lý các tình huống nhân viên bị ốm đau, thai sản, hiếu hỉ,…
– Theo dõi tình trạng thực hiện nội quy nề nếp, văn hóa công ty
– Lập và theo dõi các chế độ đãi ngộ để đảm bảo cho quyền lợi của các nhân viên trong công ty
– Thực hiện in ấn các tài liệu khi cần thiết và được các phòng ban yêu cầu
2.2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Nhiều người thường nghĩ rằng việc lên bảng lương, thưởng hàng tháng là việc của kế toán nhưng thực tế đó là trách nhiệm của bộ phận hành chính văn phòng. Nhân viên hành chính văn phòng phải thực hiện:
– Chấm công hàng tháng
– Tính lương, thưởng của nhân viên hàng tháng và trình lên ban lãnh đạo
– Chi trả lương cho nhân viên và bộ phận kế toán
2.3. Các công tác lễ tân
– Nghe và trả lời điện thoại khách hàng
– Đón tiếp khách hàng trước khi họ gặp và làm việc với lãnh đạo
– Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu, thiết bị, nước uống,… cho cuộc họp của công ty
– Tổ chức các sự kiện, hội thảo, họp,… cho công ty
Nghe và trả lời điện thoại của khách hàng
2.4. Quản lý tài sản, thiết bị
Nhân viên hành chính văn phòng phải thực hiện theo dõi, kiểm tra, kiểm kê các thiết bị, tài sản công ty và lên kế hoạch bảo trì, thay thế, mua mới thiết bị theo tháng, quý.
2.5. Quản lý hồ sơ nhân sự
Các nhân viên bộ phận hành chính văn phòng cũng phải thực hiện công tác quản lý hồ sơ nhân sự. Cần phải đưa ra kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối, cân đối nhân sự cho các phòng ban. Đồng thời phòng hành chính văn phòng còn phải theo dõi nhân viên thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động. Ngoài ra, còn cần theo dõi và báo cáo thường xuyên tình hình nhân sự hàng tháng lên cấp lãnh đạo, cập nhật hồ sơ nhân viên đúng quy định.
3. Làm sao để trở thành nhân viên hành chính văn phòng là gì?
Nếu các bạn muốn trở thành một nhân viên hành chính văn phòng chuyên nghiệp thì cần phải có 3 yếu tố sau đây:
– Về tố chất: Một nhân viên hành chính văn phòng cần phải là người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình trong công việc. Ngoài ra, cũng phải là người có tính cách tỉ mỉ, quy củ, làm việc chính xác và có tư duy khoa học, có đầu óc sắp xếp công việc hợp lý. Các công việc của hành chính văn phòng không nặng nhọc nhưng phải hoạt động liên tục nên các bạn cũng cần phải có sức khỏe và sức bền tốt
Công việc hành chính rất nhiều nên cần phải có sức khỏe tốt
– Về kỹ năng: Cần phải có những kỹ năng nào để trở thành nhân viên hành chính văn phòng? Câu trả lời là bạn phải trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng, ví dụ như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ, tin học văn phòng, khả năng bao quát, tổng hợp và kỹ năng xử lý tình huống. Để có một CV đẹp thì các bạn cũng nên thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa nữa nhé!
– Về kinh nghiệm: Nghề hành chính văn phòng khá “đa – zi – năng”, như kiểu việc gì bạn cũng phải biết và phải làm. Do đó, nếu các bạn có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau thì sẽ rất thuận lợi trong quá trình xử lý và giải quyết công việc. Khi tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng, các nhà nhà tuyển dụng thường sẽ đề cao những nhân viên đa năng, có nhiều kinh nghiệm, đã từng công tác tại nhiều vị trí khác nhau như thư ký, nhân sự, tiếp thị, kinh doanh, quan hệ đối ngoại,…
Với những thông tin trên đây chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ hơn về nghề hành chính văn phòng là gì và công việc mà họ phải làm rồi đúng không? Có thể thấy, công việc hành chính văn phòng không hề đơn giản như mọi người vẫn nghĩ.
