Văn thư lưu trữ đang là một ngành nghề được khá nhiều bạn quan tâm, đặc biệt là các bạn nữ tính tình tỉ mỉ, ngăn nắp, gọn gàng. Vậy ngành văn thư lưu trữ là gì? Công việc cụ thể của ngành này ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về ngành này ngay sau đây nhé!
Tìm hiểu ngành văn thư lưu trữ là gì?
1. Ngành văn thư lưu trữ là gì?
Ngành văn thư lưu trữ mặc dù đã có từ rất lâu trước đây nhưng không phải ai cũng rõ văn thư lưu trữ là gì? Thực tế, đây là một ngành học từ sơ cấp đến đại học, trang bị cho mọi người đầy đủ kiến thức từ nền tảng lý luận cho tới thực tế về các công tác của một văn thư chuyên nghiệp trong các doanh nghiệp hay đơn vị sự nghiệp.
Khi các bạn lựa chọn theo học ngành văn thư lưu trữ nghĩa là các bạn đã bắt đầu bước vào con đường tìm hiểu kiến thức công việc soạn thảo, đóng dấu, ký văn bản như thế nào đúng thể thức quy định. Bên cạnh đó còn có công việc quản lý văn bản hợp logic, quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu đúng pháp luật. Ngoài ra, ngành văn thư lưu trữ còn trang bị cho người học cả các kiến thức cơ bản về vị trí, tầm quan trọng, nội dung và cả phương pháp tổ chức công tác văn thư.
Như vậy là các bạn đã biết văn thư lưu trữ là gì rồi. Tiếp theo chúng ta hãy tìm hiểu rõ hơn các công tác mà một văn thư lưu trữ phải làm.
2. Các công tác văn thư lưu trữ
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Một trong các công việc mà văn thư lưu trữ phải làm đó là soạn thảo và ban hành văn bản. Cụ thể, họ sẽ phải soạn thảo các văn bản, duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa và bổ sung các dự thảo văn bản đã duyệt. Bên cạnh đó còn phải kiểm tra lại trước khi ký ban hành văn bản và ký văn bản. Thực hiện đánh máy, in ấn, sao lưu văn bản .
Văn thư lưu trữ phải soạn thảo và ban hành văn bản
2.2. Quản lý văn bản
Văn thư lưu trữ có trách nhiệm quản lý văn bản theo nguyên tắc chung. Cần phải quản lý các văn bản đi. Tiếp nhận, quản lý và giải quyết các văn bản đến. Sắp xếp trình tự giải quyết văn bản đi và đến. Kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày, tháng văn bản. Đăng ký văn bản. Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật. Thực hiện lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan. Chuẩn bị các thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi.
2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Văn thư lưu trữ có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của công ty, doanh nghiệp.
3. Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ là gì?
3.1. Nhanh chóng
Một trong các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình, tiến độ giải quyết công việc của các cơ quan, doanh nghiệp đó chính là xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Chính vì vậy, quá trình xây dựng văn bản và giải quyết văn bản được thực hiện nhanh chóng sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ làm việc của các cơ quan, giảm được sự bất cập trong văn bản, hạn chế tình trạng tốn kém thời gian, tiền của, công sức.
3.2. Chính xác
Yêu cầu công việc của văn thư lưu trữ là gì? Đó chính là tính chính xác. Không chỉ cần chính xác trong nội dung của văn bản mà còn cần phải chính xác ở cả thể thức văn bản và khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
3.3. Bí mật
Các văn bản đến và đi của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật. Do đó, cần phải đảm bảo tính bảo mật ngay từ việc bố trí phòng làm việc của bộ phận văn thư, chọn lựa tuyển dụng nhân viên cho tới việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Các khâu này đều cần đảm bảo yêu cầu như quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
Công tác văn thư lưu trữ phải đảm bảo bí mật
3.4. Hiện đại
Các công việc của văn thư lưu trữ thường cần tới sự hỗ trợ của các phương tiện và kỹ thuật hiện đại. Do vậy, việc hiện đại hóa cho văn phòng và công việc của văn thư là rất cần thiết bởi nó có thể giúp nâng cao hiệu suất lẫn chất lượng công việc. Hiện đại hóa các công tác văn thư là một trong các vấn đề bức thiết mà các cơ quan, tổ chức cần quan tâm. Tuy nhiên, không vì thế mà tiến hành nóng vội. Thay vào đó hãy hiện đại công tác văn thư từng bước, phù hợp với trình độ công nghệ chung của đất nước, điều kiện tài chính của công ty. Các tư tưởng lạc hậu, bảo thủ nên được loại bỏ sớm và mạnh dạn áp dụng các sáng chế để nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Với những thông tin chúng tôi vừa chia sẻ chắc hẳn các bạn đều đã biết văn thư lưu trữ là gì và một văn thư lưu trữ cần phải làm những công việc nào rồi. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên các bạn đã hiểu rõ hơn về ngành văn thư lưu trữ và tầm quan trọng của ngành này đối với các cơ quan, tổ chức hiện nay.
