Trả lời nhanh: Quảng Nam nay thuộc thành phố Đà Nẵng, với khối hồ sơ di sản và công nghiệp. Cơ quan thuê dịch vụ lưu trữ có một nghĩa vụ báo cáo với mốc cố định hằng năm. Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Luật có ba tấm giấy: chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho công chức ngạch văn thư, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chức danh lưu trữ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp sau một kỳ kiểm tra. Người ở Quảng Nam tra quy định theo văn bản trung ương, không có bản riêng cho tỉnh.
Vì sao tra mãi không thấy tấm chứng chỉ này
Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ được rao khắp nơi, nhưng nó không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Trong luật hiện hành có tới ba tấm giấy riêng biệt, mang ba tên khác nhau và do hai loại cơ quan khác nhau cấp. Đọc tên là biết.
Muốn tự tra thì đọc ba văn bản: Thông tư 02/2021/TT-BNV cho ngạch văn thư, Thông tư 07/2022/TT-BNV cho chức danh lưu trữ, và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho chứng chỉ hành nghề. Cụm tên ghép không có trong văn bản nào. Ba tấm, không phải một.
Văn thư là công chức, lưu trữ là viên chức
Ranh giới đầu tiên mà lời rao gộp làm mờ đi là ranh giới nhân sự. Văn thư là công chức, xếp theo ngạch. Lưu trữ là viên chức, xếp theo chức danh nghề nghiệp. Hai chế độ khác nhau về tuyển dụng, về quản lý và cả về loại giấy tờ phải có. Công chức khác viên chức.
| Điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | Nội dung |
|---|---|
| Điểm a | là công dân Việt Nam |
| Điểm b | có năng lực hành vi dân sự đầy đủ |
| Điểm c | bằng trung cấp trở lên phù hợp và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ |
| Được miễn kiểm tra | người có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
Tên đúng của tấm giấy bên văn thư
Ngạch thấp nhất bên văn thư là văn thư viên trung cấp, với sàn trình độ là bằng trung cấp trở lên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ hoặc lưu trữ và quản lý thông tin. Danh mục ngành ở ngạch này rộng hơn hai ngạch trên. Số hiệu 2014 đã hết.
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ
Vế cuối câu là phần được Thông tư 06/2022/TT-BNV thêm vào.
Câu này có ba vế nối bằng chữ hoặc. Người học đúng ngành đã đủ điều kiện, không cần học thêm để đáp ứng quy định. Vế cuối mới thêm. Ba vế, một câu.
Thông tư 07/2022 nói gì về chức danh lưu trữ viên
Nhiệm vụ của chức danh lưu trữ viên trong thông tư khá rộng. Sưu tầm và thu thập tài liệu, chỉnh lý, giải mật, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, giới thiệu và tổ chức khai thác, tu bổ và phục chế. Có cả việc quản trị cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử. Sàn là bằng đúng ngành.
Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ
Trích Thông tư 07/2022/TT-BNV quy định chức danh, mã số và tiêu chuẩn viên chức chuyên ngành lưu trữ.
Cấu trúc điều kiện hai bên giống nhau đến mức dễ gộp, nhưng hai tấm chứng chỉ mang hai tên khác nhau và nằm ở hai thông tư khác nhau. Đơn vị sự nghiệp công lập.
| Bậc | Bên văn thư | Bên lưu trữ |
|---|---|---|
| Bậc cao | Văn thư viên chính, 02.006 | Lưu trữ viên chính, V.01.02.01 |
| Bậc giữa | Văn thư viên, 02.007 | Lưu trữ viên, V.01.02.02 |
| Bậc trung cấp | Văn thư viên trung cấp, 02.008 | Lưu trữ viên trung cấp, V.01.02.03 |
| Dấu hiệu nhận biết | mã số bắt đầu bằng 02 | mã số bắt đầu bằng chữ V |
Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Song song nên dễ lẫn.
Quảng Nam nay nằm trong thành phố Đà Nẵng
Theo Nghị quyết 202/2025/QH15, tỉnh Quảng Nam hợp nhất với thành phố Đà Nẵng, lấy tên thành phố Đà Nẵng. Không có bản riêng cho tỉnh.
Cơ quan trên địa bàn Quảng Nam cũ nay thuộc thành phố Đà Nẵng. Nghĩa vụ thông báo khi dùng dịch vụ lưu trữ thì không đổi. Cấp ký thì đã đổi.
Xem thêm chứng chỉ văn thư và lưu trữ tại Thừa Thiên – Huế, Đà Nẵng, Hưng Yên.
Điều 56 và ba nhóm điều kiện
Luật liệt kê năm hoạt động được gọi là dịch vụ lưu trữ. Hai hoạt động kinh doanh hạ tầng kỹ thuật, một hoạt động số hóa và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, một hoạt động tu bổ và vệ sinh tài liệu, và một hoạt động tư vấn nghiệp vụ lưu trữ. Danh sách đó ngắn hơn nhiều người nghĩ. Không cho mượn, không cho thuê.
Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này
Trích nguyên văn từ bản PDF Công báo của Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Câu thứ hai trong điểm c là vế miễn kiểm tra, và nó có giá trị thực tế lớn nhất trong cả điều luật. Đây là giấy phép, không phải bằng.
Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điều 53 của Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, chỗ tấm chứng chỉ trở thành bắt buộc.
Trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo
Một mốc lặp lại mỗi năm. Địa giới đổi, chuẩn không đổi.
Điểm c khoản 3 Điều 55 Luật Lưu trữ 2024 buộc cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ, và thời hạn gửi thông báo là trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Cơ quan ở Quảng Nam cũ thuê đơn vị bên ngoài chỉnh lý tài liệu thì phải nhớ mốc này.
Hồ sơ gồm những gì
Câu hỏi quan trọng nhất là ai ký vào tấm giấy. Với Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Thông tư 06/2025/TT-BNV giao thẩm quyền cấp, cấp lại và thu hồi cho Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Mẫu chứng chỉ nằm ở phụ lục của thông tư. Đổi địa giới thì miễn phí.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Thẩm quyền cấp, cấp lại và thu hồi, theo Thông tư 06/2025/TT-BNV.
| Hồ sơ đề nghị cấp | Yêu cầu |
|---|---|
| Đơn đề nghị | theo phụ lục dành cho từng nhóm người nộp |
| Giấy tờ tùy thân | thẻ căn cước hoặc giấy tờ hợp pháp khác |
| Bằng tốt nghiệp | trung cấp trở lên, ngành phù hợp |
| Ảnh chân dung | màu, cỡ 4×6 cm, nền trắng, chụp trong không quá 06 tháng |
Lệ phí cấp và cấp lại đều được ấn định tại Thông tư 15/2025/TT-BTC ở mức 300.000 đồng và 200.000 đồng. Kèm theo là ba mốc thủ tục: 15 ngày để cấp, 10 ngày để cấp lại, 05 ngày làm việc để nhận đơn phúc khảo. Lệ phí khác học phí.
Điều mà tài liệu cũ dẫn sai nhiều nhất
Nghĩa là một tấm bằng cao hơn hay một tấm chứng chỉ thêm không tự động đổi ngạch. Ngạch đi theo vị trí việc làm được bố trí. Đây là điều nên cân nhắc trước khi đóng tiền cho một khóa học được giới thiệu là để lên ngạch. Ngạch theo vị trí việc làm.
Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Cấp huyện đã kết thúc.
Danh mục ngành được chấp nhận khá hẹp
Với Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì câu hỏi còn gọn hơn. Bên bán có tổ chức được kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ hay không. Câu trả lời trung thực luôn là không, vì kỳ kiểm tra đó do Cục tổ chức và thông báo trên cổng thông tin của Cục. Trung tâm không đứng tên.
Vị trí khác trong nhà trường có loạt bài riêng: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Quảng Nam.
Có một việc nên làm trước khi đóng tiền, và nó không mất phí. Tra kết quả cấp chứng chỉ trên cổng thông tin của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để biết tấm giấy thật trông thế nào. Ai muốn hỏi về các chương trình đang có thể học, xin liên hệ qua trang liên hệ.
Những câu hay được hỏi lại nhiều nhất
Cơ quan thuê dịch vụ lưu trữ phải thông báo cho ai và khi nào?
Thông báo cho cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ, trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo, theo điểm c khoản 3 Điều 55 Luật Lưu trữ 2024. Áp dụng với cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.
Lệ phí nhà nước cho tấm chứng chỉ hành nghề là bao nhiêu?
300.000 đồng khi cấp mới và 200.000 đồng khi cấp lại, theo Thông tư 15/2025/TT-BTC. Cấp lại do lỗi cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới hành chính thì không phải nộp lệ phí.
Cập nhật ngày 17/8/2026. Bài dẫn Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, Nghị định 113/2025/NĐ-CP, Thông tư 06/2025/TT-BNV, Thông tư 02/2021/TT-BNV và Thông tư 07/2022/TT-BNV. Toàn văn xem tại Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.
