Chắc hẳn các bạn đã không ít lần nghe tới thuật ngữ “hành chính văn phòng” nhưng liệu bao nhiêu người hiểu rõ hành chính văn phòng là gì và các công việc hành chính văn phòng bao gồm những gì? Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi xin chia sẻ nhiều hơn về công việc hành chính văn phòng để các bạn có thể hiểu rõ hơn.
Tìm hiểu các công việc hành chính văn phòng
1. Hành chính văn phòng là gì?
Ở bất kỳ công ty nào thì hành chính văn phòng cũng đóng một vai trò quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu. Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo cho các công việc liên quan tới những thủ tục hành chính, lễ tân, tổ chức công tác văn thư lưu trữ các hồ sơ, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên công ty và nếu cần thiết còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo.
Trong một số công ty, có trường hợp sẽ chia ra phòng hành chính văn phòng riêng, nhưng cũng có những công ty thường gộp chung hành chính – nhân sự hoặc hành chính – tổ chức chung một phòng để có thể trao đổi, phối hợp với nhau thuận tiện hơn.
2. Công việc hành chính văn phòng là gì?
Như đã nói ở trên thì các công việc hành chính văn phòng khá nhiều, tuy nhiên nó lại thường bị người khác coi thường vì cho rằng đó là việc nhàn rỗi, không cần chuyên môn, chỉ phải xử lý các công việc nhỏ nhặt. Tuy nhiên, trên thực tế thì công việc hành chính văn phòng vừa nhiều, vừa đa dạng lại yêu cầu người nhân viên hành chính phải có trách nhiệm cao cùng khả năng bao quát tốt. Có thể nói, nhân viên hành chính cũng giống như một bảo mẫu cho cả công ty vậy. Chỉ cần vắng bảo mẫu một ngày thôi là y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.
Dưới đây là các công việc hành chính văn phòng mà một nhân viên bộ phận hành chính cần phải làm:
– Lễ tân văn phòng: Nghe và trả lời điện thoại, tiếp đón khách, tiếp nhận và xử lý các thông tin ban đầu, hướng dẫn khách tới các bộ phận chức năng để giải quyết công việc
Nhân viên hành chính văn phòng phải nghe và trả lời điện thoại
– Thư ký hỗ trợ: Sắp xếp lịch làm việc, lịch học và chuẩn bị đầy đủ máy móc, trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn hay liên hoan, tiếp khách
– Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: Các nhân viên hành chính văn phòng phải tiến hành soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh và cả tổng hợp, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ
– Chấm công, thực thi chính sách: Thực hiện chấm công cho nhân viên và phổ biến cho toàn thể nhân viên trong công ty các quy định của công ty, thực hiện các chính sách công ty đề ra
– Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: Tiến hành mua sắm các trang thiết bị và văn phòng phẩm cho công ty. Đặt báo chí, thực phẩm để phục vụ cho nhu cầu của nhân viên công ty. Kiểm kê, kiểm tra số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong các phòng ban, thay mới, bổ sung nếu bị hư hỏng hay thiếu
– Duy trì môi trường làm việc: Quan tâm và chăm sóc sức khỏe cho các nhân viên trong công ty. Tổ chức các buổi khám sức khỏe định kỳ. Trong trường hợp công ty có mâu thuẫn cá nhân thì người làm công việc hành chính văn phòng cần đứng ra giải quyết
– Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: Tư vấn cho lãnh đạo công ty các vấn đề liên quan tới thủ tục, giấy tờ pháp lý và hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch cho công ty
3. Có thể tìm công việc hành chính văn phòng ở đâu?
Mặc dù hiện nay công việc hành chính văn phòng đóng một vai trò quan trọng và công ty nào cũng cần đến bộ phận hành chính. Tuy nhiên, nguồn nhân lực ngành này cũng không quá khát nhưng cũng không hề khó để xin việc. Các bạn sau khi tốt nghiệp các chuyên ngành như văn thư lưu trữ, khoa học thông tin,… có thể tới các công ty, doanh nghiệp hoặc trung tâm lưu trữ dữ liệu để xin là thư ký, trợ lý, nhân viên hành chính,…
Các công ty, doanh nghiệp đều cần tới phòng hành chính văn phòng
4. Cơ hội cho ngành hành chính văn phòng
Nếu các bạn cho rằng làm công việc hành chính văn phòng hoàn toàn không có cơ hội thăng tiến nào thì đs là quan điểm sai lầm. Một nhân viên hành chính văn phòng có thể trải qua 3 cấp bậc với mức lương mỗi cấp bậc có sự thay đổi rõ ràng, ví dụ:
– Cấp bậc nhân viên (mức lương 5,5 – 12 triệu)
+ Nhân viên tiếp tân: Chuyên đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp
+ Nhân viên hỗ trợ hành chính: Lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo văn bản, hợp đồng, đánh máy,…
– Cấp bậc thư ký ( mức lương 8,5 – 14,5 triệu)
+ Trợ lý riêng: Chuyên hỗ trợ lĩnh vực chuyên ngành, sắp xếp lịch làm việc, soạn thảo văn bản,… cho giám đốc
+ Thư ký tổng quát: làm các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ
– Cấp bậc quản trị (Mức lương 9 – 55 triệu)
+ Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương 9 – 25 triệu
+ Trưởng phòng, giám đốc hành chính có mức lương 25 – 55 triệu
Trên đây là các công việc hành chính văn phòng và cơ hội dành cho những ai làm hành chính văn phòng. Đây là một ngành quan trọng, công việc và trách nhiệm không đơn giản, cơ hội thăng tiến cũng tốt.
