Trả lời nhanh: Lạng Sơn giữ nguyên địa giới. Có một mốc thời gian đang chạy mà người làm công chức ở đây nên đánh dấu vào lịch. Cụm chứng chỉ văn thư – lưu trữ không có trong văn bản quy phạm pháp luật nào. Luật có ba tấm giấy: chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho công chức ngạch văn thư, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chức danh lưu trữ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp sau một kỳ kiểm tra. Ở Lạng Sơn, người đang tìm khóa học nên bắt đầu từ đúng ba cái tên này.
Tấm giấy này không tương ứng ngạch hay chức danh nào
Người đi tìm khóa học thường hỏi giá trước. Câu nên hỏi trước là tấm giấy nhận về sẽ ghi tên gì. Ba cái tên trong luật đều dài và đều khác cụm văn thư – lưu trữ, nên câu hỏi đó thường làm lộ ra bên bán đang gộp những thứ vốn không gộp được. Không ngạch nào tên vậy.
Bộ ba văn bản cần đọc gồm Thông tư 02/2021/TT-BNV, Thông tư 07/2022/TT-BNV và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Đọc hết ba văn bản đó vẫn không thấy cụm tên đang được rao. Đọc tên là biết.
Văn thư là công chức, lưu trữ là viên chức
Sự khác nhau này có hệ quả thật. Công chức làm việc trong cơ quan, tổ chức hành chính. Viên chức làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập. Một người muốn chuyển từ bên này sang bên kia phải qua một quy trình riêng, thêm chứng chỉ là chưa đủ. Song song nên dễ lẫn.
| Tấm giấy | Ai cấp | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư | cơ sở đào tạo có thẩm quyền | đủ tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư |
| chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ | cơ sở đào tạo có thẩm quyền | đủ tiêu chuẩn chức danh viên chức lưu trữ |
| Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước | kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| cụm đang được rao | không có trong văn bản nào | |
Thông tư 02/2021 nói gì về ngạch văn thư viên
Điều kiện của ngạch văn thư viên đặt tấm bằng lên trước. Bằng đại học trở lên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học hoặc lưu trữ học và quản trị văn phòng là đường chính. Tấm chứng chỉ chỉ xuất hiện ở nhánh dành cho người có bằng chuyên ngành khác. Vế cuối mới thêm.
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư – lưu trữ, lưu trữ học, lưu trữ học và quản trị văn phòng. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ
Nguyên văn tiêu chuẩn trình độ của ngạch Văn thư viên, theo Thông tư 06/2022/TT-BNV ngày 15/8/2022.
Điểm đáng chú ý là cụm chuyên ngành khác ở giữa câu. Nó giới hạn yêu cầu về chứng chỉ vào đúng nhóm người có bằng thuộc ngành khác. Ba vế, một câu. Số hiệu 2014 đã hết.
Bên lưu trữ cũng có vế thay thế
Tên đúng của tấm giấy phía này là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Nó khác tên tấm giấy bên văn thư đúng một từ, nhưng nằm ở một thông tư khác và dành cho một loại người làm việc khác. Chín năm mới lên hạng.
Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học trở lên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp ngành lưu trữ
Khoản 3 Điều 7 của Thông tư 07/2022/TT-BNV, phần tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng.
Chính sự song song này sinh ra cái tên ghép. Nhưng song song không có nghĩa là dùng chung, vì mỗi bên có văn bản và mã số riêng. Khác một từ trong tên.
| Hạng mục | Quy định |
|---|---|
| Lên Lưu trữ viên chính | giữ chức danh Lưu trữ viên và tương đương từ đủ 09 năm |
| Nếu chuyển từ chức danh tương đương | thời gian hiện giữ tối thiểu 01 năm, đủ 12 tháng |
| Không tính vào thời gian trên | thời gian tập sự, thử việc |
| Căn cứ | Điều 9 Thông tư 07/2022/TT-BNV |
Thuộc tính hai thông tư về mã số đọc được ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ. Hai chế độ, hai hệ.
Lạng Sơn không sắp xếp lại địa giới
Lạng Sơn nằm trong nhóm tỉnh giữ nguyên khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh. Tiêu chuẩn giống nhau cả nước.
Bộ máy chuyển sang hai cấp nên các cơ quan phải rà soát lại danh mục vị trí việc làm. Việc này có một mốc hoàn thành cụ thể. Hồ sơ đổi tên tỉnh thôi.
Tra quy định tương ứng ở các tỉnh gần đó: Quảng Ninh, Cao Bằng, Thái Nguyên.
Luật Lưu trữ 2024 và giấy phép để làm dịch vụ
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không phải giấy vĩnh viễn. Luật quy định các trường hợp bị thu hồi, gồm khi người giữ không còn đáp ứng điều kiện được cấp hoặc thuộc nhóm không được cấp. Cũng có ba nhóm người bị loại ngay từ đầu, trong đó có người từng bị kết án về tội liên quan tài liệu bí mật nhà nước. Có thể bị thu hồi.
Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này
Điều kiện cấp chứng chỉ hành nghề, theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Câu thứ hai trong điểm c là vế miễn kiểm tra, và nó có giá trị thực tế lớn nhất trong cả điều luật. Kiểm tra, không phải khóa học.
Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Quy định về người phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ, theo Luật Lưu trữ 2024.
Mốc 01/7/2027 để hoàn thành xếp ngạch theo vị trí việc làm
Mốc này đang chạy. Đầu mối là cơ quan, không phải tỉnh.
Nghị định 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 quy định về vị trí việc làm công chức, trong đó điều khoản chuyển tiếp yêu cầu các cơ quan và địa phương hoàn thành bố trí, xếp ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm chậm nhất đến ngày 01/7/2027. Với người làm văn thư ở Lạng Sơn, đây là mốc quyết định ngạch mình sẽ được xếp, chứ không phải một khóa học ngắn hạn.
Hồ sơ gồm những gì
Hồ sơ gồm bốn thành phần và có một yêu cầu nhỏ hay bị bỏ sót. Đơn đề nghị theo đúng phụ lục dành cho nhóm của mình, thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp, bằng tốt nghiệp phù hợp, và ảnh màu cỡ 4×6 cm nền trắng chụp trong thời gian không quá 06 tháng. Đổi địa giới thì miễn phí.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Nguyên văn quy định thẩm quyền cấp chứng chỉ tại Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025.
| Khoản thu | Mức |
|---|---|
| Lệ phí cấp chứng chỉ | 300.000 đồng một chứng chỉ |
| Lệ phí cấp lại | 200.000 đồng một chứng chỉ |
| Cấp lại do lỗi cơ quan nhà nước | không phải nộp lệ phí |
| Cấp lại do thay đổi địa giới hành chính | không phải nộp lệ phí |
Con số về tiền duy nhất trong cả nghề này nằm ở Thông tư 15/2025/TT-BTC, gồm 300.000 đồng cho lần cấp đầu và 200.000 đồng cho lần cấp lại. Thời hạn giải quyết là 15 ngày với hồ sơ cấp mới và 10 ngày với hồ sơ cấp lại, đơn phúc khảo nhận trong 05 ngày làm việc. Lệ phí khác học phí.
Ba thay đổi trong vòng một năm phía công chức
Việc bỏ thi nâng ngạch làm một phần Thông tư 02/2021/TT-BNV không còn là con đường đang chạy. Các khoản nói về yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch, với những mốc chín năm, hai năm và ba năm, vẫn nằm trong thông tư nhưng quy trình thi thì đã bỏ. Cấp huyện đã kết thúc.
Toàn văn hai nghị định đọc ở Nghị định 170/2025/NĐ-CP và Nghị định 361/2025/NĐ-CP. Phần về xếp ngạch theo trình độ chuyên môn xem trả lời của Bộ Nội vụ ngày 16/06/2026. Thi nâng ngạch đã bỏ.
Cách kiểm một tấm chứng chỉ mà không mất phí
Người đang cân nhắc nên bắt đầu từ đích đến chứ không từ tấm giấy. Nếu đích là một vị trí trong cơ quan thì việc cần làm là đọc tiêu chuẩn của ngạch hoặc chức danh đó. Nếu đích là làm dịch vụ thì phải đi theo đường chứng chỉ hành nghề. Tra trên cổng của Cục.
Người làm các vị trí khác trong cơ quan và trường học tra quy định ở loạt bài riêng: chứng chỉ thư viện và thiết bị trường học tại Lạng Sơn.
Với người mới, thứ tự hợp lý là xem cơ quan mình nhắm tới dùng ngạch hay dùng chức danh, rồi xem bằng của mình thuộc nhánh nào, cuối cùng mới tính tới khóa bồi dưỡng. Ba bước đó đều có văn bản quy định rõ. Cần trao đổi thêm thì liên hệ qua trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào phải hoàn thành xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm?
Chậm nhất ngày 01/7/2027, theo điều khoản chuyển tiếp của Nghị định 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 về vị trí việc làm công chức.
Làm sao biết một tấm chứng chỉ hành nghề lưu trữ là thật?
Tra trên Cổng thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, kết quả cấp, kết quả kiểm tra nghiệp vụ và kết quả thu hồi chứng chỉ đều được công bố tại đó.
Nội dung cập nhật ngày 17/8/2026 theo Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025, Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 21/7/2025 và Nghị định 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025. Bản gốc xem ở Cổng thông tin văn bản pháp luật Chính phủ.
